KANCELARIA NOTARIALNA LUBLINIECDANUTA JANISZ NOTARIUSZ
tel./fax. 34 356 32 59, 34 356 12 15
tel. kom. 600 64 70 39
e-mail: janiszdanuta@gmail.com
Nr rachunku: 30 1050 1155 1000 0092 0840 6935
Poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem
Prostym językiem
Poświadczenie zgodności odpisu polega na tym, że notariusz porównuje kopię dokumentu z jego oryginałem i potwierdza podpisem oraz pieczęcią, że są ze sobą zgodne. Taki odpis, w zakresie stwierdzonej zgodności z oryginałem, może być wykorzystywany w wielu urzędowych i prawnych sprawach na równi z oryginałem, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Definicja poświadczenia zgodności odpisu
Poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem jest jedną z czynności notarialnych określonych w Prawie o notariacie, polegającą na stwierdzeniu przez notariusza, że sporządzony odpis, wyciąg lub kopia dokumentu odpowiada treści okazanego oryginału. Notariusz dokonuje tej czynności po zapoznaniu się z oryginałem dokumentu, który zostaje mu okazany przez osobę zainteresowaną, a następnie umieszcza na odpisie stosowną klauzulę poświadczającą wraz z podpisem i pieczęcią. Poświadczeniu może podlegać zarówno dokument urzędowy, jak i prywatny, o ile jego treść i forma pozwalają na sporządzenie wiernego odwzorowania. Przykładowo, osoba ubiegająca się o wpis w rejestrze może przedłożyć poświadczony odpis dyplomu ukończenia studiów zamiast oryginału, unikając w ten sposób konieczności każdorazowego okazywania dokumentu źródłowego.
Skutki prawne poświadczenia
Poświadczony odpis dokumentu ma status dokumentu urzędowego w zakresie stwierdzonej w nim zgodności treści z oryginałem, co powoduje, że korzysta on z domniemania autentyczności i może być wykorzystywany w obrocie prawnym na równi z oryginałem, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Dzięki temu instytucje, sądy oraz organy administracji mogą opierać swoje rozstrzygnięcia na treści odpisu bez konieczności każdorazowego badania oryginału dokumentu. Poświadczenie nie ingeruje w treść merytoryczną dokumentu ani nie ocenia jego skuteczności prawnej, lecz odnosi się wyłącznie do zgodności formy i treści odpisu z okazanym pierwowzorem. Dla przykładu, poświadczony odpis umowy może zostać złożony w kilku różnych postępowaniach jednocześnie, podczas gdy oryginał pozostaje w posiadaniu jednej ze stron.
Podstawa prawna: Ustawa Prawo o notariacie.
Najczęstsze pytania
Czym różni się poświadczony odpis od kopii dokumentu?
Zwykła kopia dokumentu, na przykład wykonana na kserokopiarce lub skanerze, jest jedynie technicznym odwzorowaniem oryginału i nie ma żadnej mocy dowodowej odrębnej od zapewnień osoby, która ją okazuje. Odpis poświadczony przez notariusza zawiera natomiast urzędową klauzulę potwierdzającą, że jego treść jest zgodna z okazanym dokumentem, opatrzoną podpisem notariusza, jego pieczęcią oraz odpowiednim numerem repertorium. Dzięki temu odpis poświadczony korzysta z domniemania zgodności z oryginałem i może być samodzielnie wykorzystywany w obrocie prawnym oraz postępowaniach urzędowych.
Jaką moc prawną ma odpis poświadczony przez notariusza?
Odpis poświadczony przez notariusza jest dokumentem urzędowym w zakresie stwierdzenia zgodności jego treści z okazanym dokumentem i korzysta z domniemania prawdziwości tego, co zostało w nim zaświadczone. Oznacza to, że w obrocie prawnym oraz w postępowaniach przed organami administracji, sądami czy innymi instytucjami odpis taki może zastępować oryginał dokumentu, chyba że przepis szczególny wymaga przedłożenia oryginału. Domniemanie to może zostać obalone w drodze odpowiedniego postępowania dowodowego, jednak co do zasady odpis poświadczony traktowany jest jako wiarygodne odzwierciedlenie treści dokumentu źródłowego.
Pojęcia powiązane
Zbiór definicji pojęć związanych z czynnościami notarialnymi. Treści mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej.
Stan prawny na dzień: 2026-07-30.